Agendamento eficiente otimiza atendimento

Nos últimos anos, o mundo testemunhou avanços significativos no campo da medicina, tecnologia e cuidados de saúde. No entanto, mesmo com todos esses progressos, a experiência do paciente ainda é o principal aspecto a ser considerado muito antes do diagnóstico ou do tratamento. Tudo começa no processo de agendamento.

A eficácia com que os agendamentos são gerenciados desempenham um papel crucial não apenas na satisfação do paciente, mas também na otimização dos recursos e na maximização do tempo dos profissionais de saúde. A gestão adequada dos processos de marcação de consultas e exames surge como a peça fundamental nesse quebra-cabeça.

De acordo com Éber Feltrim, especialista e consultor de negócios na área da saúde e CEO da SIS Consultoria, é cada vez mais comum que os médicos disponibilizem suas agendas para que os pacientes tenham acesso de forma on-line. “Isso gera um conforto maior para aqueles que, muitas vezes, não conseguem realizar uma ligação para a clínica. Com os agendamentos remotos, minimizam-se as dificuldades e o paciente consegue escolher de forma prática o melhor dia e horário disponível”, revela.

Algumas estratégias podem ser adotadas para minimizar os atrasos e otimizar a utilização do tempo em clínicas odontológicas, garantindo atendimentos mais eficientes. “O mapeamento da agenda é o primeiro passo. Com um bom planejamento, a otimização de tempo dos atendimentos torna-se mais fácil. Delegar tarefas de forma precisa e identificar o que pode ser executado por outras pessoas da equipe também é um movimento certeiro. Além disso, a utilização da tecnologia é essencial para a gestão da clínica, permitindo que os processos sejam realizados de forma mais ágil”, pontua.

O investimento em capacitação e treinamentos para toda a equipe também é essencial para uma melhor execução dos processos. “Uma equipe bem treinada será capaz de realizar tarefas com mais agilidade, reduzindo o tempo necessário para a conclusão dos procedimentos e melhorando a qualidade do atendimento”, declara Feltrim.

O não comparecimento de pacientes em consultas agendadas custam caro para as clínicas. Para minimizar essas faltas, mensagens de texto, e-mails e lembretes por telefone são fundamentais. “Alguns softwares de gerenciamento oferecem ferramentas para o envio de mensagens de confirmação automáticas. No entanto, é preciso ter atenção com a frequência de envios para não irritar os pacientes com avisos constantes”, alerta o especialista.

Vale lembrar que as mensagens devem ser direcionadas de forma individual, contendo o nome do paciente, a data e o horário da consulta, além do endereço da clínica.

Emergências e situações imprevistas nas clínicas odontológicas podem apresentar alguns desafios. “Esses momentos exigem ações rápidas. Por isso, é de extrema importância um planejamento bem elaborado da agenda para que esses atendimentos não tenham um impacto tão negativo no andamento da clínica. A abordagem deve ser feita com empatia”, relata.

A segmentação de pacientes por tipo de tratamento, duração da consulta e outras variáveis pode contribuir para uma distribuição mais equilibrada da carga de trabalho ao longo do dia. “Desta forma, é possível otimizar os processos da equipe e aumentar a taxa de ocupação dos consultórios. Para aqueles que contam com parceiros externos, esta segmentação aumenta ainda mais a otimização do potencial da clínica, facilitando a criação de rotinas específicas, evitando retrabalhos e aumentando a performance de modo geral”, revela.

Feltrim acredita que algumas métricas e indicadores-chave devem ser monitorados para avaliar a eficácia da gestão de agendamentos e atendimentos: Taxa de permanência; Satisfação do paciente; Tempo de espera no atendimento; Taxa de absenteísmo; Produtividade; Novos pacientes.

Após a definição de quais métricas serão utilizadas, é importante realizar um acompanhamento de todos os indicadores. “Com os históricos em mãos, é possível verificar se algum dos itens está abaixo da expectativa, facilitando a definição de planos de ação para eventuais melhorias”, finaliza o especialista.
 
Dr. Éber Feltrim
Especialista em gestão de negócios. A SIS Consultoria pertence ao grupo SIS, com sede na cidade de Assis/SP. Com grande know-how e eficácia técnica na área de saúde, busca oferecer estratégias de qualidade para as empresas

Publicado em 01/12/2023.